Dasar menerapkan sistem manajemen mutu adalah pendekatan proses, sebelum  memulai pekerjaan kita harus merencanakan proses-proses apa yang harus dilakukan, termasuk mempelajari dulu metoda yang akan digunakan, serta menetapkan bagaimana mutu yang harus dicapai pada setelah proses dilaksanakan. Merencanakan proses-proses tersebut harus ditulis atau digambar dengan jelas atau didokumentasikan, sehingga semua orang yang terkait dengan pekerjaan tersebut dapat memahaminya dan konsisten melaksanakannya.

Pelaksanaan proyek konstruksi yang ingin dicapai secara efisien harus didokumentasikan dalam Rencana Mutu, yang mengatur proses-proses pada proyek tersebut, termasuk kebutuhan segala sumber daya yang mendukung proses-proses tersebut. Pencapaian kinerja produksi yang efektif dapat dilakukan dengan metoda proses yang tepat dan penggunanan sumber daya yang cukup, tidak berlebihan dan tidak kurang. Sumber daya kurang tidak akan menghasilkan produk yang bermutu, demikian pula terlalu banyak sumber daya dapat menyebabkan pemborosan, yang tidak bermutu pula. Dikatakan produk konstruksi bermutu apabila telah dipenuhinya BMW (biaya, mutu dan waktu) yang efisien dan mencapai manfaat (benefit) yang maksimal. Penerapan sistem manajemen mutu yang baik harus berlandaskan pada pendekatan proses, untuk melakukan kendali pada masukan (input), proses-prosesnya, dan selalu ada upaya melaksanakan tindakan pencegahan agar tidak terjadi ketidaksesuaian selama proses-proses tersebut, sehingga tercapai keluaran (output) yang memenuhi persyaratan pelanggan. Dalam hal ini pelanggan adalah pelanggan internal (pimpinan atau rekan sekerja) dan pelangan eksternal adalah pihak luar yang memesan produk.

Proses merupakan urutan beberapa kegiatan atau suatu set kegiatan yang memerlukan sumber daya untuk mengubah masukan menjadi bentuk keluaran yang sesuai dengan yang diinginkan atau direncanakan. Dengan demikian penggunaan suatu sistem di dalam instansi atau badan usaha harus diidentifikasikan dan ditetapkan interaksinya antara satu tahap dengan tahap lainnya yang kemudian tahapan proses tersebut harus dikelola dengan pendekatan proses. Instansi atau badan usaha harus merancang alur proses produksi yang paling efektif dengan mempertimbangkan tahapan proses, metode proses, kendali proses, kriteria pengukuran, kebutuhan informasi, sarana prasarana dan sumber daya untuk mencapai hasil yang telah direncanakan. Selanjutnya, instansi atau badan usaha harus mengidentifikasi proses-proses kunci utama yang memungkinkan untuk diukur dan dikendalikan.

Tujuan pendekatan proses adalah untuk memudahkan pengukuran dan pengendalian kinerja setiap metoda tahapan proses dan pencapaian kriteria mutunya, disamping untuk memudahkan pihak manajemen menyediakan sumber daya yang cukup, termasuk kemampuan mengelola transformasi dari masukan menjadi keluaran sesuai spesifikasi yang ditetapkan. Perlu menjadi perhatian, bahwa keluaran dari suatu proses juga merupakan masukan bagi proses selanjutnya. Dengan mengetahui setiap tahapan proses, maka perbaikan berkelanjutan dapat dilakukan dengan efektif untuk meningkatkan kinerja instansi atau badan usaha tersebut. Manfaat selanjutnya bagi pimpinan instansi atau badan usaha adalah secara berkala dapat memonitor dan mengevaluasi kinerja setiap tahapan proses untuk memastikan bahwa setiap keluaran yang menjadi masukan proses-proses selanjutnya harus selalu dalam keadaan taat azas dan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, sehingga mampu menghasilkan produk akhir yang memenuhi kepuasan pelanggan. Selamat bekerja dan semoga sukses, klik : larendoesoen@gmail.com